Arsip Bukan Sekadar Tekstual

NUSASATU, SAMARINDA – Arsip berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda. Di antaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal-usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle of original order).

“Kalau bahan pusataka, buku-buku bisa dibeli, bisa dicetak dan dimanapun bisa diperoleh. Tapi kalau kehilangan arsip tidak ada duplikasinya. Suami istri bahkan saudara tipologi arsipnya saja berbeda,” kata Arsiparis Ahli Muda dan Koordinator Layanan Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim), Dewi Susanti.

Itu sebabnya, arsip diyakini Dewi Susanti bukan sekadar tekstual. “Semua media rekam arsip dalam bentuk apapun itu bisa dikatakan sebagai arsip,” ucapnya. “Arsip ppenting bukan hanya untuk unit kerja, arsip di keluarga kita sendiri juga wajib diselamatkan,” sambung Dewi Susanti.

Selain itu, ia mengungkapkan, permasalahan utama yang terjadi di banyak tempat terkait arsip yaitu kurangnya sarana dan prasarana serta kurangnya dukungan pimpinan dalam membuat kebijakan kearsipan dan menetapkan anggaran dalam pengelolaan arsip serta menganggap arsip tidak berpengaruh penting dalam kinerja instansi.

Hal ini menjadi perhatian pihaknya dalam menetapkan indeks arsip sebagai bagian dalam pencapaian penilaian reformasi birokrasi (RB). Di sisi lain, banyak unit kerja memiliki produktivitas arsip yang terus bertambah, namun pengelolaan arsip yang masih berantakan menyebabkan kinerja instansi akan menurun dan ketika arsip tidak dapat dikendalikan lagi.

“Ini menyebabkan arsip penting menjadi hilang, rusak, dan berpotensi terjadi masalah hukum. Maka dari itu, penulis dalam artikel ini akan membahas mengenai definisi, karakteristik, jenis, dan fungsi arsip dari berbagai sumber,” tutupnya. (fai)